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Are You Having Problems with Your Housing Authority?

Are You Having Problems with Your Housing Authority?

May 2018

What can I do if I have a problem or disagreement with the housing authority?

If you have tried to fix the problem and you still disagree with the housing authority, you can make a complaint by using the grievance procedure.

What is the grievance procedure?

A grievance is like a complaint. The grievance procedure is the official way to tell the housing authority what your complaint or problem is and what you would like them to do about it. Each housing authority has its own grievance procedure.

When can I use the grievance procedure?

You might file a grievance if

  • you have been denied public or subsidized housing,
  • your rent has been increased unfairly,
  • the housing authority has not repaired bad conditions in your apartment,
  • you have been denied a transfer,
  • the housing authority won’t add someone to your lease,
  • you were charged late fees even though you paid your rent on time, or
  • your lease has been terminated (for many but not all reasons).

Important: Even if the housing authority hasn’t made repairs to your apartment, you must keep paying your rent or you could be evicted.

You cannot file a grievance if you are being evicted for

  • criminal activity that threatens other tenants or housing authority workers,
  • violent or drug-related criminal activity,
  • criminal activity where someone in your household was convicted of a felony, or
  • having a dispute with other tenants (and not the housing authority).

If an eviction has already been started against you, you will have to go through the court eviction process. The housing authority must prove that the criminal activity happened. If you need help with eviction, see our booklet: Evictions and Lockouts.

You may be able to get legal help with your eviction. Call Statewide Legal Services at 1-800-453-3320 or apply for help online at http://apply.slsct.org.

Is there a deadline to file a grievance?

Yes. The deadline depends on what your problem is. You should start the grievance procedure right away because you can lose your right to use the grievance procedure if you miss the deadline. Contact your housing authority for more information.

How do I file a grievance?

First, call the housing authority and ask how to file a grievance.

If they tell you the grievance procedure starts with a formal hearing, scroll down and read the section called "Formal Hearing."

If they tell you procedure starts with an informal hearing, continue reading.

Informal Hearing

1. Ask for a hearing.
Send a letter to your housing authority that explains your problem and asks for a hearing. You can use Letter A as an example. Send the letter right away so you don’t miss the deadline. Make a copy of your letter to keep for yourself.

  • Mail the letter to the housing authority using certified mail with a return receipt requested, or
  • bring it to the housing authority (and ask them to give you a stamped receipt) before the deadline.

The housing authority will send you a letter with your hearing date.

Note: If you asked the housing authority to make a repair and they have not done so, say in your letter that you want some or all of your rent money back because the housing authority hasn’t fixed the problem within a reasonable time. If your repair complaint is not resolved by the grievance procedure, contact your local code enforcement office and see our booklet: Tenants' Rights: Repairs.

2. Get ready for your hearing:

  • Make an appointment to read your case file. Note anything negative in the file that the housing authority might use against you at the hearing.
  • Think about who you could bring to your hearing. You are allowed to bring witnesses who can tell the housing authority more about your problem. You can also bring someone for moral support.
  • Look for evidence to support what you say. You can bring papers and photographs that you think might help you at the hearing.

3. Go to your hearing.
Tell the housing authority about your problem and ask them to fix it. You can ask your witnesses questions and show the housing authority any papers and photographs you brought. The housing authority will tell you what they plan to do about your problem.

Important: If you think you have made an agreement with the housing authority, always get that agreement in writing.

4. Read the summary of the hearing.
After the informal hearing is complete, the housing authority will mail you a summary of what happened. Read it carefully.

If you are happy with what the summary says, the grievance procedure is over.

If you are not happy with the summary or you think it is wrong, you should ask for a formal hearing right away. The summary from your informal hearing should explain how to ask for a formal hearing and what the deadlines are. You can use Letter B below. Make a copy of your letter to keep for yourself.

  • Mail the letter to the housing authority using certified mail with a return receipt requested, or
  • bring it to the housing authority (and ask them to give you a stamped receipt) before the deadline.

After you send Letter B, go to step 2 below.

Formal Hearing

1. Ask for a hearing.
Send a letter to your housing authority that explains your problem and asks for a hearing. You can use Letter A below. Send the letter right away so you don’t miss the deadline. Make a copy of your letter to keep for yourself.

  • Mail the letter to the housing authority using certified mail with a return receipt requested, or
  • bring it to the housing authority (and ask them to give you a stamped receipt) before the deadline.

The housing authority will send you a letter telling you when your hearing is.

Note: If you asked the housing authority to make a repair and they have not done so, say in your letter that you want some or all of your rent money back because the housing authority hasn’t fixed the problem within a reasonable time. If your repair complaint is not resolved by the grievance procedure, contact your local code enforcement office and see the legal aid booklet, Tenants' Rights: Repairs.

2. Get ready for your hearing.

  • If you haven’t already, make an appointment to read your case file. Note anything negative in the file that the housing authority might use against you at the hearing. Write down the names of the housing authority’s witnesses so that you can prepare to ask them questions.
  • Think about who you could bring to your hearing. You are allowed to bring witnesses who can tell the housing authority more about your situation. You can also bring someone for moral support.
  • Make a list of questions that you want to ask your witnesses and the housing authority’s witnesses.
  • Look for evidence to support your complaint. You can bring papers and photographs that you think might help you at the hearing.

3. Go to your hearing.
Tell the housing authority about your problem and ask them to fix it. You can ask your witnesses and the housing authority’s witnesses questions. You can show the housing authority any papers or photographs that you brought. They will tell you what they plan to do about the problem.

Important: If you think you have made an agreement with the housing authority, always get that agreement in writing.

4. Read the summary of the hearing.
After the formal hearing, the housing authority will mail you a summary of what happened. Read it carefully.

If you are happy with what the summary says, the grievance procedure is over.

If you aren't happy with the summary, your options are usually limited. Call Statewide Legal Services for advice at 1-800-453-3320.

What are my rights at the formal hearing?

At the hearing you have the right to

  • have an attorney, a tenant, or any other person represent you;
  • keep the hearing private or open to the public—it is your choice; and
  • present evidence and witnesses, and question any of the housing authority’s witnesses.

What happens if I don't go to the hearing?

It is very important that you go to your hearing. If you don’t go, your hearing might be postponed or the hearing officer could decide that you've lost your right to have a hearing. If you find out that you cannot go to a hearing, call the housing authority right away and ask to have it rescheduled. If the housing authority won't change the hearing date, a friend can go to your hearing and explain why you couldn't go.

What should I do if I have been denied public or subsidized housing?

If you are denied public or subsidized housing, you will get a letter from the housing authority or the landlord that explains why you were denied. The letter will also explain how to ask for a hearing so you can appeal the denial. To appeal the denial, you must write a letter (Letter C) to the housing authority asking for a hearing. Send the letter right away.

Important: If you miss the deadline, you won't get a hearing and you'll have to apply for housing again.

Mail the letter to the housing authority or bring it to them (and ask them to give you a stamped receipt) before the deadline. Keep a copy of your letter for your own records. After you send the letter, follow the grievance procedure described above.

What if I was denied housing because of bad credit?

If you were denied housing because of bad credit, the denial letter should list the credit agency that the housing authority used to look at your credit. Contact that agency and ask them for your free credit report. If there are mistakes on the report, there are things you can do to correct them. Statewide Legal Services can tell you how. Apply online at http://apply.slsct.org.

If you were denied housing because of bad credit and the information on your credit report is wrong, talk about this at your hearing. Say that you have taken steps to correct your credit report.

If you were denied because of bad credit and the information on the credit report is correct, talk about how you handle your money now in a way that makes you look good. For example, if you have a disability like bipolar disorder and you got into serious debt because you spent a lot of money when you were manic, say that you are now taking medication and getting your finances in order.

What if I was denied housing because of a criminal record?

Check your criminal record to see if there are mistakes. You can get an unofficial copy of your record for free through the state of Connecticut Judicial Branch website: http://www.jud2.ct.gov/crdockets/SearchByDefDisp.aspx.

You can get an official copy of your criminal record for $50 from the Connecticut State Police. You will have to submit your fingerprints on a special form (there is also a charge for this). This will take about two or three weeks.

You could get a pardon if your most recent conviction is

  • a misdemeanor and more than 3 years ago, or
  • a felony and more than 5 years ago.

What if I was denied housing because of a past eviction?

Tell the housing authority the story behind the eviction, but keep it short. If you didn’t pay the rent because you couldn’t afford it, say that. Explain that having subsidized housing will make your life better because you will be able to afford your bills. Show the housing authority how you were able to manage any other bills that you were able to pay.

Important: Do not forget to ask for the hearing as soon as you get the letter telling you that you have been turned down.

Sample Letters


Letter A

To: ____________________________
[Executive Director]
____________________________
[Housing Authority Address]
____________________________
[Date]

 

Dear Executive Director,

I am requesting a hearing for the following reasons:

__________________________________________________

 

Sincerely,

____________________________
[Your Name]
____________________________
[Your Address]


Letter B:

To: ____________________________
[Executive Director]
____________________________
[Housing Authority Address]
____________________________
[Date]

 

Dear Executive Director,

On ________________, I had an informal hearing to discuss the following problem(s):

__________________________________________________

I am not satisfied with the result of the informal hearing because:

__________________________________________________

I therefore request a formal grievance hearing to resolve this problem.

 

Sincerely,

____________________________
[Your Signature]
____________________________
[Your Address]


Letter C:

To: ____________________________
[Executive Director]
____________________________
[Housing Authority Address]
____________________________
[Date]

 

Dear Executive Director,

I request a hearing on the denial of my application for subsidized housing.

Sincerely,

____________________________
[Your Name]
____________________________
[Your Address]

¿Qué puedo hacer si estoy en desacuerdo o tengo un problema con la autoridad de vivienda?

Si ha tratado de resolver el problema y sigue estando en desacuerdo con la autoridad de vivienda, tiene el derecho de presentar un reclamo usando el procedimiento de quejas.

¿Qué es un procedimiento de quejas?

Una queja es como un reclamo. El procedimiento de quejas es el modo oficial de comunicarle a la agencia de vivienda cuál es su reclamo o problema, y qué es lo que quiere que haga al respecto. Cada autoridad de vivienda tiene su propio procedimiento de quejas.

¿Cuándo puedo usar el procedimiento de quejas?

Puede presentar una queja si:

  • Le han negado una vivienda pública o subsidiada.
  • Le aumentaron el alquiler injustamente.
  • La autoridad de vivienda no ha subsanado un problema en su departamento.
  • Le han negado una transferencia.
  • La autoridad de vivienda se niega a agregar a alguien a su contrato de alquiler.
  • Le han cobrado una multa por pago atrasado pero usted lo pagó a tiempo.
  • Le han cancelado su contrato de alquiler (por muchas razones, pero no todas).

Importante: Tiene que seguir pagando el alquiler, aunque la autoridad de vivienda no haya efectuado las reparaciones en su departamento. De lo contrario, lo pueden desalojar.

No puede presentar una queja si lo están desalojando por:

  • actividades delictivas que amenazan a otros inquilinos o a trabajadores de la autoridad de vivienda;
  • una actividad delictiva violenta o relacionada con drogas;
  • una actividad delictiva que dio lugar a una condena para un miembro de su unidad familiar por haber cometido un delito mayor; o
  • tener una disputa con otros inquilinos y no con la autoridad de vivienda.

Si ya se ha iniciado el proceso de desalojo, tendrá que ir a la corte y pasar por el proceso de desalojo judicial. La autoridad de vivienda tiene que demostrar que existió una actividad delictiva. Si necesita ayuda con su desalojo, consulte nuestro panfleto: Desalojos y Cambio de Cerradura.

Quizás pueda obtener ayuda legal con su desalojo. Llame a Statewide Legal Services al 1-800-453-3320.

¿Hay una fecha límite para presentar una queja?

SÍ. Tiene que iniciar el procedimiento de quejas inmediatamente para no perder su derecho a presentarla. El plazo para presentarlo depende del tipo de problema que tenga. Póngase en contacto con su autoridad de vivienda para obtener más información.

¿Cómo presento una queja?

Inicie por llamar su autoridad de vivienda y pregunte como presentar una queja.

Si el procedimiento de quejas comienza con una audiencia formal, lea audiencia formal a continuación.

Si el procedimiento de quejas comienza con una audiencia informal, continúe leer.

Audiencia Informal

1. Pida una audiencia. Envíe una carta a la autoridad de vivienda explicando su problema y solicitando una audiencia. Puede usar la Carta A. Haga esto de inmediato para no pasarse de la fecha límite. Guarde una copia de su carta como comprobante, y envíe la carta por correo certificado con aviso de retorno o entréguesela personalmente a la autoridad de vivienda (y obtenga un recibo sellado) antes de la fecha límite. La autoridad de vivienda le enviará una carta con la fecha de audiencia.

Nota: Si le pidió a la autoridad de vivienda que haga una reparación pero no lo han hecho, indique en su carta que quiere que devuelvan parte o todo el monto del alquiler porque la autoridad de vivienda no arregló el problema en un plazo razonable. Si el procedimiento de quejas no resuelve su reclamo de reparación, comuníquese con la agencia local a cargo de hacer cumplir el código y consulte nuestro folleto sobre reparaciones, Derechos de Inquilinos: Reparaciones.

2. Prepárese para la audiencia.

  • Haga una cita para leer su expediente del caso. Identifique cualquier cosa negativa en el expediente que la autoridad de vivienda pueda usar en su contra en la audiencia.
  • Piense en las personas que le gustaría llevar a su audiencia. Tiene permiso para llevar a testigos que puedan brindarle más información sobre su problema a la autoridad de vivienda. También puede llevar a alguien para que le dé apoyo moral.
  • Busque pruebas que respalden su posición. Puede llevar cualquier documento o fotografía que pueda ayudarlo en la audiencia.

3. Vaya a la audiencia. Explíquele su problema a la autoridad de vivienda y pídales que lo arreglen. También puede interrogar a sus testigos, y mostrarle a la autoridad de vivienda los documentos y fotografías que llevó a la audiencia. La autoridad de vivienda le dirá lo que piensa hacer sobre su problema.

Importante: Si cree haber llegado a un acuerdo con la autoridad de vivienda, es importante que ponga el acuerdo por escrito.

4. Lea el sumario. La autoridad de vivienda le enviará por correo un sumario de la audiencia. Léalo con cuidado.

Si está contento con lo que dice el sumario, su procedimiento de quejas se habrá resuelto.

Si cree que el sumario está equivocado o no está contento con el sumario, tiene que pedir una audiencia formal de inmediato. Su sumario informal debería explicarle cómo solicitar una audiencia formal y cuáles son las fechas límites para solicitarla. Para solicitar una audiencia formal, puede enviar la Carta B a su autoridad de vivienda. Guarde una copia de su carta como comprobante, y envíe la carta por correo certificado con aviso de retorno o entréguesela personalmente a la autoridad de vivienda (y obtenga un recibo sellado) antes de la fecha límite. Después de enviar la Carta B, comience con el paso 2 a continuación.

Audiencia Formal

1. Pida una audiencia. Envíe una carta a la autoridad de vivienda explicando su problema y solicitando una audiencia. Puede usar la Carta A al pie de la página. Haga esto de inmediato para no pasarse de la fecha límite. Guarde una copia de su carta como comprobante, y envíe la carta por correo certificado con aviso de retorno o entréguesela personalmente a la autoridad de vivienda (y obtenga un recibo sellado) antes de la fecha límite. La autoridad de vivienda le enviará una carta con la fecha de audiencia.

Nota: Si le pidió a la autoridad de vivienda que haga una reparación pero no lo han hecho, indique en su carta que quiere que devuelvan parte o todo el monto del alquiler porque la autoridad de vivienda no arregló el problema en un plazo razonable. Si el procedimiento de quejas no resuelve su reclamo de reparación, comuníquese con la agencia local a cargo de hacer cumplir el código y consulte nuestro folleto sobre reparaciones, Derechos de Inquilinos: Reparaciones.

2. Prepárese para la audiencia.

  • Si no lo ha hecho todavía, haga una cita para leer su expediente del caso. Identifique cualquier cosa negativa en el expediente que la autoridad de vivienda pueda usar en su contra en la audiencia. Anote los nombres de los testigos de la autoridad de vivienda para poder preparar las preguntas que les quiere hacer.
  • Piense en las personas que quisiera llevar a su audiencia. Tiene permiso para llevar a testigos que le puedan proporcionar más detalles de su problema a la autoridad de vivienda. También puede llevar a alguien para que le dé apoyo moral.
  • Haga una lista de preguntas que les quiere hacer a los testigos suyos y a los testigos de la autoridad de vivienda.
  • Busque pruebas que respalden su posición. Puede llevar cualquier documento o fotografía que pueda ayudarlo en la audiencia.

3. Vaya a la audiencia. Explíquele su problema a la autoridad de vivienda y pídales que lo arreglen. Puede hacerles preguntas a los testigos suyos y a los testigos de la autoridad de vivienda. Puede mostrarle a la autoridad de vivienda los documentos y fotografías que llevó a la audiencia. La autoridad de vivienda le dirá lo que piensa hacer sobre su problema.

Importante: Si cree haber llegado a un acuerdo con la autoridad de vivienda, es importante que ponga el acuerdo por escrito.

4. Lea el sumario. La autoridad de vivienda le enviará un sumario de la audiencia. Léalo con cuidado.

Si está contento con lo que dice el sumario, su procedimiento de quejas se habrá resuelto.

Si no está contento con el sumario, en general sus opciones serán limitadas. Llame a SLS para obtener asesoramiento: 1-800-453-3320.

¿Cuáles son mis derechos en la audiencia formal?

En la audiencia, usted tiene el derecho a:

  • Tener consigo a un abogado, un inquilino o cualquier otra persona que lo represente.
  • Mantener la audiencia privada o abierta al público, según lo prefiera.
  • Presentar pruebas y testigos, e interrogar a cualquiera de los testigos de la autoridad de vivienda.

¿Qué pasa si no voy a la audiencia?

Es muy importante que vaya a su audiencia. Si no va, el funcionario de audiencia puede postergarla o decidir que usted ha perdido el derecho a una audiencia. Apenas sepa que no puede ir a la audiencia, llame a la autoridad de vivienda y pida que la posterguen para otro día. Si la autoridad de vivienda se niega a cambiar la fecha de la audiencia, envíe a un amigo a la audiencia para explicar por qué usted no puede ir.

¿Qué hago si me han negado una vivienda pública o subsidiada?

Si le niegan una vivienda pública o subsidiada, recibirá una carta de la autoridad de vivienda o el propietario explicándole las razones. La carta también explicará cómo solicitar una audiencia para poder apelar la negativa a darle vivienda. Para apelar la negativa, tiene que escribirle una carta (Carta C) a la autoridad de vivienda.

Importante: Si se pasa de la fecha límite, no le darán una audiencia y tendrá que presentar una nueva solicitud de vivienda.

Guarde una copia de su carta como comprobante, y envíe la carta por correo certificado con aviso de retorno o entréguesela personalmente a la autoridad de vivienda (y obtenga un recibo sellado) antes de la fecha límite. Envie la carta inmediatamente. Después de enviar la carta, siga el procedimiento de quejas que se explicó anteriormente.

Si le negaron vivienda debido a que su historial de crédito es malo:

Puede obtener una copia gratis del informe de crédito utilizado por la autoridad de vivienda para examinar sus antecedentes de crédito. La carta donde le niegan la vivienda debería identificar la agencia de crédito utilizada por la autoridad de vivienda. Comuníquese con dicha agencia, obtenga su informe de crédito y examínelo. Si hay errores, puede tomar pasos para corregirlos. Solicite ayuda legal en línea (apply.slsct.org/indexsp.html) y le diremos cómo hacerlo.

Si han rechazado su solicitud de vivienda por mal crédito y la información en su informe de crédito contiene errores, explique esto en la audiencia. Dígales que ha tomado medidas para corregir el informe de crédito.

Si le han rechazado su solicitud de vivienda por mal crédito y la información que aparece en el informe de crédito es cierta, explique cómo va a manejar su dinero de ahora en adelante para no tener más problemas de crédito. Por ejemplo, si tiene una discapacidad psiquiátrica (como trastorno bipolar) e incurrió en muchas deudas porque gastó mucho dinero en su etapa maníaca, pero ahora está tomando medicamentos y ha puesto sus finanzas en orden, explique su situación.

Si le negaron vivienda debido a antecedentes penales:

Examine sus antecedentes penales para ver si son correctos. Puede obtener una copia extraoficial de sus antecedentes sin cargo por medio del sitio web de la rama judicial del estado de Connecticut: http://www.jud2.ct.gov/crdockets/SearchByDefDisp.aspx.

Puede obtener una copia oficial de sus antecedentes penales por $50 de la Policía Estatal de Connecticut. Tendrá que proporcionar sus huellas digitales en un formulario especial (también tendrá que pagar una cuota por esto). Este proceso demorará de dos a tres semanas.

Puede estar calificado para recibir un perdón si su condena más reciente es

  • por un delito menor y ocurrió hace más de 3 años, o
  • por un delito mayor y ocurrió hace más de 5 años.

Si le han negado vivienda debido a un desalojo anterior:

Cuéntele a la autoridad de vivienda por qué lo desalojaron... pero brevemente. Si no pudo pagar el alquiler porque no tenía dinero, dígalo. Explique que una vivienda subsidiada le ayudará a mejorar su vida porque podrá pagar sus cuentas; y muestre cómo manejó todas las otras cuentas que pudo pagar.

Importante: No se olvide de solicitar la audiencia apenas reciba la carta de rechazo de su solicitud de vivienda antes de la fecha límite.

Carta A

To: _________________________
[Director Ejecutivo]
_____________________________
[Dirección de la autoridad de vivienda]

 

______________________________
[Fecha]

 

Dear Executive Director:
[Estimado Director Ejecutivo:]

 

I am requesting a hearing for the following reasons:
[Solicito una audiencia por los siguientes motivos:]

____________________________________________

 

Sincerely,
[Atentamente,]

 

_______________________
[Su nombre]

____________________________________
[Su dirección]

 


[Carta B]

To: _____________________
[Director Ejecutivo]
______________________________
[Dirección de la autoridad de vivienda]

 

_________________________________

[Fecha]

 

Dear Executive Director,
[Estimado Director Ejecutivo:]

 

On ________________, I had an informal hearing to discuss the following problem(s):
[El _________________, tuve una audiencia informal para tratar el siguiente problema:]

__________________________________________________

 

I am not satisfied with the result of the informal hearing because:
[No estoy satisfecho con el resultado de la audiencia informal porque:]

__________________________________________________

 

I therefore request a formal grievance hearing to resolve this problem.
[Por lo tanto, solicito una audiencia formal de queja para resolver este problema.]

 

Sincerely,
[Atentamente,]

 

___________________________
[Su firma]
__________________________________
[Su dirección]


[Carta C en español]

To: ______________________________
[Director Ejecutivo]
_________________________________
[Dirección de la autoridad de vivienda]
 

_________________________________
(Fecha)

 

Dear Executive Director,
[Estimado Director Ejecutivo:]

 

I request a hearing on the denial of my application for subsidized housing.
[Solicito una audiencia sobre el rechazo de mi solicitud de vivienda subsidiada.]

 

Sincerely,
[Atentamente,]

___________________________
[Su firma]
__________________________________
[Su dirección]

 

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